La comunicazione è uno degli aspetti più delicati delle relazioni umane, soprattutto in ambito lavorativo. Essa rappresenta lo strumento fondamentale che ci consente di collaborare efficacemente, costruire relazioni di qualità, raggiungere i nostri obiettivi professionali e creare un clima di armonia e fiducia reciproca. In questo articolo, esploreremo come una comunicazione aperta e consapevole possa non solo migliorare il benessere personale, ma anche trasformare positivamente l'ambiente di lavoro.
L'Importanza della Comunicazione Aperta
La comunicazione efficace si verifica quando il messaggio che intendiamo trasmettere è ricevuto e compreso dal destinatario nel modo in cui lo avevamo previsto. All'interno di un'azienda, le occasioni per comunicare sono molteplici: dal semplice dialogo tra colleghi ai momenti di public speaking, fino alla comunicazione scritta, come e-mail e documenti aziendali.
Il processo comunicativo si basa su cinque elementi fondamentali: emittente, messaggio, canale, destinatario e feedback. Per instaurare una comunicazione efficace, è essenziale che l'emittente sia consapevole del messaggio che vuole trasmettere e del proprio stato mentale ed emotivo. Questa consapevolezza è cruciale, poiché uno stato emotivo intenso, come la rabbia o la paura, può distorcere il messaggio. Pertanto, è spesso preferibile posticipare la comunicazione fino a quando non ci si trova in uno stato emotivo più neutro.
Inoltre, il messaggio deve essere chiaro e conciso, con un tono verbale appropriato per l'interlocutore e il contesto. Anche la scelta del canale di comunicazione è importante: per esempio, un messaggio urgente potrebbe richiedere una chiamata telefonica piuttosto che un'e-mail, che può essere letta in un secondo momento.
La comunicazione è lo strumento che ci permette di collaborare, costruire relazioni di qualità, raggiungere i nostri obiettivi lavorativi e creare un clima di armonia e fiducia reciproca. È l'essenza delle interazioni umane, e quando funziona bene, favorisce non solo la produttività, ma anche il benessere personale e collettivo all'interno di un'azienda.
La Comunicazione Efficace: Un Ingrediente Essenziale
La comunicazione efficace si verifica quando il messaggio che intendiamo trasmettere viene ricevuto e compreso dal destinatario nel modo in cui lo avevamo previsto. Questo implica non solo la chiarezza del messaggio, ma anche la considerazione delle emozioni, del contesto e delle modalità attraverso cui scegliamo di comunicare.
In azienda, le occasioni per comunicare sono molteplici: dal semplice dialogo tra colleghi, ai momenti di public speaking, fino alla comunicazione scritta come documentazione, slide o e-mail. Ogni interazione richiede un'attenzione particolare, poiché il modo in cui comunichiamo può influenzare profondamente le dinamiche di lavoro e le relazioni interpersonali.
L'importanza della Consapevolezza Emotiva
Per instaurare una comunicazione efficace, l'emittente deve avere chiaro il messaggio da comunicare e deve essere consapevole del proprio stato mentale ed emotivo. La consapevolezza emotiva è fondamentale per evitare che emozioni intense, come rabbia o paura, distorcano il messaggio. Comunicare da uno stato di calma e lucidità permette di trasmettere il messaggio in modo più chiaro e recepibile.
Strutturare un Messaggio Chiaro ed Efficace
Quando strutturiamo un messaggio, dobbiamo partire dall'obiettivo che vogliamo raggiungere. Questo ci aiuta a creare un messaggio comprensibile ed efficace. È importante utilizzare parole semplici e frasi brevi, preferendo la forma verbale attiva alla passiva. Il "tone of voice" deve essere appropriato al contesto e all'interlocutore: siamo in una conversazione formale o informale? Questo influenzerà notevolmente il modo in cui il nostro messaggio sarà percepito.
Scegliere il Canale Giusto
La scelta del canale attraverso cui trasmettere il nostro messaggio è altrettanto importante. In un contesto aziendale, dobbiamo considerare l'urgenza e la priorità del messaggio. Utilizziamo canali più immediati, come la chat aziendale o la telefonata, per comunicazioni urgenti, e riserviamo l'e-mail per comunicazioni che possono essere lette e gestite in un secondo momento.
Adattare la Comunicazione al Destinatario
Conoscere il destinatario del nostro messaggio è fondamentale per adattare lo stile comunicativo alle sue esigenze e al contesto. Questo richiede una buona dose di empatia e la capacità di ascolto attivo, competenze che approfondiremo nelle lezioni successive.
La Comunicazione: Oltre le Parole
Paul Watzlawick, uno dei padri della comunicazione moderna, ha definito cinque assiomi che si applicano a ogni tipo di comunicazione:
1. Non si può non comunicare.Ogni azione, o anche l'assenza di azione, comunica qualcosa. Anche un semplice sorriso o un silenzio può trasmettere un messaggio potente.
2. Ogni comunicazione veicola un contenuto e una relazione.Quando comunichiamo, trasmettiamo non solo un'informazione, ma anche il modo in cui ci poniamo nei confronti dell'interlocutore.
3. La natura della relazione dipende dalla punteggiatura della comunicazione. La percezione degli eventi può variare a seconda della prospettiva da cui li guardiamo, influenzando così la comunicazione.
4. La comunicazione può essere sia analogica che digitale. La comunicazione verbale (digitale) deve essere supportata dalla comunicazione non verbale (analogica) per essere davvero efficace.
5. Le interazioni possono essere simmetriche o complementari. La natura della relazione tra gli interlocutori influisce sul tipo di comunicazione che si sviluppa.
La comunicazione non passa solo attraverso le parole. Secondo lo studio di Albert Mehrabian, l'efficacia di un messaggio dipende solo in minima parte dal contenuto verbale (7%), mentre i fattori paraverbali (38%) e non verbali (55%) giocano un ruolo cruciale, specialmente quando non conosciamo bene il nostro interlocutore.
Strategie per Esprimere le Tue Preoccupazioni in Modo Costruttivo
Esprimere le proprie preoccupazioni in modo costruttivo è un'abilità fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sano. Prima di comunicare, è utile riflettere sull'obiettivo della comunicazione: si tratta di informare, richiedere un'azione, o chiedere un feedback? Avere chiaro l'obiettivo permette di formulare un messaggio comprensibile ed efficace.
Per essere chiari e diretti, è consigliabile evitare i giri di parole e utilizzare frasi semplici, preferendo la forma attiva. Il tono del messaggio dovrebbe essere adeguato all'interlocutore e al contesto, sia esso formale o informale. Infine, è importante che la comunicazione sia accompagnata da un ascolto attivo, che permette di comprendere meglio il punto di vista dell'altro e rispondere in modo appropriato.
Coinvolgere HR nell'Ascolto dei Dipendenti
Il coinvolgimento del dipartimento delle risorse umane (HR) è essenziale per creare un ambiente di lavoro che valorizzi la comunicazione aperta. Le risorse umane devono essere viste non solo come un ente regolatore, ma come un partner nella promozione del benessere dei dipendenti. Ascoltare attivamente i feedback dei dipendenti e rispondere con azioni concrete può migliorare notevolmente la soddisfazione sul lavoro e ridurre il turnover.
HR può svolgere un ruolo chiave nella formazione dei dipendenti e dei manager su come comunicare in modo efficace. La promozione di workshop su competenze comunicative, come l'ascolto attivo e l'empatia, può avere un impatto significativo sull'ambiente di lavoro, creando una cultura di apertura e rispetto reciproco.
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